Cómo controlar el inventario de una farmacia pequeña

En una farmacia, el inventario es casi todo el negocio. Un medicamento agotado es un cliente que se va a la competencia, y uno que se queda años en el anaquel es dinero detenido. Con unas cuantas prácticas puedes mantener el equilibrio sin pasar el día contando cajas.

1. Define una existencia mínima por producto

Para cada producto decide cuántas piezas son lo mínimo aceptable antes de resurtir. Toma en cuenta cuánto vendes por semana y cuántos días tarda tu proveedor en surtirte. Si vendes 10 cajas de paracetamol por semana y el proveedor tarda 3 días, un mínimo de 6 a 8 cajas es razonable.

2. Registra cada compra

Cada vez que llega mercancía, anota qué llegó, cuánto y a qué costo. Así tus existencias siempre están al día y sabes cuánto le compras a cada proveedor y si sus precios están subiendo.

3. Primero en entrar, primero en salir

Acomoda el producto nuevo detrás del que ya tenías, para que siempre se venda primero el más antiguo. Esta práctica, conocida como PEPS, reduce las pérdidas por producto que se queda demasiado tiempo en el anaquel.

4. Vigila las fechas de caducidad

Anota la caducidad más próxima de cada producto y revisa con anticipación lo que está por vencer, sobre todo en productos de baja rotación. Un mes de margen te da tiempo de ponerlo al frente, hacer una promoción o pedir un cambio al proveedor.

5. Haz conteos rápidos y frecuentes

En lugar de un inventario completo una vez al año, cuenta un grupo de productos cada semana: por ejemplo, analgésicos una semana y antigripales la siguiente. Compara el conteo con lo que dice tu registro y corrige las diferencias.

6. Identifica lo que no se mueve

Revisa cada mes qué productos no tuvieron ventas. Pueden ser candidatos a promoción, a devolución con el proveedor o a dejar de comprarlos.

7. Conoce tu ganancia real

Con el costo de cada compra registrado, puedes saber cuánto ganas realmente por producto y cuánto dinero tienes invertido en mercancía. Esa cifra te ayuda a decidir cuánto comprar sin descapitalizarte.

Lo esencial, en una lista

• Existencia mínima por producto.
• Registro de cada compra con su costo.
• Producto antiguo al frente.
• Caducidades a la vista con un mes de margen.
• Conteos semanales por grupo.
• Revisión mensual de lo que no se vende.

Cómo te ayuda QUIUBO

En QUIUBO cada venta descuenta existencias y te llega un aviso al celular cuando un producto baja de su mínimo. Con el plan Max registras tus compras a proveedores con su costo y la existencia sube sola. Registras la caducidad de cada producto y te avisamos un mes antes, una semana antes y el día que caduca. Los reportes te muestran tu ganancia real y el valor de tu inventario.